Üreticiden İstenecek Belgeler: Ayar, Menşe ve İçerik Dökümü

Gönderi formunu dolduruyorsunuz ve bir alanda duruyorsunuz: ürünün ayarı. Kutudaki kolyeyi siz üretmediniz. Elinizdeki tek bilgi, sipariş verirken konuşulmuş birkaç cümle. Üreticiden istenecek belgeler tam da bu boşluğu kapatmak için vardır. Beyanınızın kaynağı sizin hafızanız değil, atölyenin yazılı kaydı olmalıdır.

Aşağıda üretim ortağınızdan hangi bilgileri yazılı istemeniz gerektiğini, bu bilgilerin beyanın neresine oturduğunu ve gelen belgeyi nasıl kontrol edeceğinizi anlatıyoruz.

Neden atölyenin kaydına ihtiyacınız var

İhracat beyanındaki teknik alanların hepsi üretim tarafından gelir. Metal, ayar, ağırlık, taş bilgisi ve menşe. Bu beş kalemi siz üretmezsiniz.

Sözlü bilgi burada yetmez. Aylar sonra bir gönderi sorgulandığında elinizde konuşma değil, belge olmalı. Yazılı kayıt hem beyanınızı kurar hem de arkasında durmanızı sağlar.

Bu talebi baştan yapmak en kolay yoludur. Üretim başlarken istenen bir bilgi rutinin parçası olur. Ürün çıktıktan sonra istenen bilgi ise ek iş gibi görünür.

Talebinizi de doğru çerçeveleyin. Atölyeden bir yeterlilik ya da onay belgesi istemiyorsunuz. İstediğiniz şey ürünün künyesi: ne üretildi, hangi metalden, hangi ayarda, kaç gram. Bu, her üretim yapan tarafın kendi kaydında zaten tuttuğu bilgidir.

Ürün bazında içerik dökümü

Her model için tek sayfalık bir künye isteyin. İçinde şunlar bulunsun.

• Model kodu ve ürün tipi: kolye, yüzük, küpe, bileklik, halhal.
• Ana metal ve ayar: 925, 585 ya da 750.
• Net ağırlık: ürünün kendi ağırlığı.
• Taş bilgisi: türü ve adedi.
• Yüzey işlemi: kaplama ya da rodaj uygulanmışsa.
• Zincir ve kilit bilgisi: ayrı parça olarak geliyorsa.

Künye bir kez hazırlanır ve model kataloğunuzda kalır. Yeni model geldikçe yeni sayfa eklenir. Gönderi anında bu sayfayı açar, beyanı doğrudan kopyalarsınız.

Künyeyi kendi ürün kartınıza da işleyin. Atölyenin dosyası bir yerde, sizin sisteminiz başka bir yerde durursa iki kayıt zamanla ayrışır. Tek doğru kaynak sizin kartınız olsun; atölyeden gelen sayfa onun dayanağı olarak dursun.

Aynı modelin farklı metallerde üretilmiş halleri ayrı künye ister. Gümüş ve altın versiyonu tek sayfada birleştirmeyin. İki ayrı ürün, iki ayrı ağırlık ve iki ayrı beyan satırı demektir.

Ayar ve milyem beyanı

Ayar rakamı beyanın en çok sorgulanan parçasıdır. Ürünün hangi ayarda üretildiğini yazılı olarak isteyin. Ayarla milyemin aynı şeyi anlatıp anlatmadığı ayrı bir konudur; 925 ayar gümüş ne demek yazısı bu tarafı açıklıyor.

Üründe damga varsa damganın hangi rakamı taşıdığını da sorun. Beyandaki rakamla ürünün üzerindeki rakam aynı olmalıdır. İkisi ayrıştığında açıklaması zor bir durum doğar.

Damganın nerede durduğunu ve neden bazı ürünlerde görünmediğini de öğrenin. İnce bir küpede damganın yeri, kalın bir yüzükteki gibi olmaz.

Kaplama uygulanan ürünlerde ayrıca sorun: kaplama hangi metalin üzerine yapıldı. Beyanda ana metal yazacağınız için bu cevabı bilmeniz gerekir. Yüzey işlemi ayrı bir satırda görünür, ana metalin yerine geçmez.

Menşe bilgisi

Faturada ve beyanda menşe alanı bulunur. Ürünün nerede üretildiği yazılır. Bu bilgiyi tahmin etmeyin, üretim ortağınıza sorun.

Üretim tek bir yerde tamamlanıyorsa cevap basittir. Parçalar farklı yerlerden geliyor ve montaj başka bir yerde yapılıyorsa soru karmaşıklaşır. Böyle bir durum varsa yazılı cevabı isteyin ve gümrük müşavirinize gösterin.

İstanbul gibi üretimin tek çatı altında tamamlandığı bir atölyede çalışıyorsanız zincir kısadır. Kısa zincir, menşe alanını da netleştirir.

Aracıyla çalışıyorsanız soru bir halka uzar. Size satan taraf ile üreten taraf aynı değilse, menşe bilgisi ikinci elden gelir. Böyle bir durumda bilgiyi kimin verdiğini de kaydedin. Zincirdeki her halkanın adı, ileride cevap vermeniz gereken sorunun parçası olur.

Fatura ve ürün satırı eşleşmesi

Atölyenin size kestiği faturadaki ürün satırı ile sizin alıcınıza kestiğiniz faturadaki satır aynı ürünü tarif etmelidir. Kelimeler farklı olabilir, ürün aynı olmalıdır.

Adet ve ağırlık da eşleşmelidir. Atölyeden on adet gelen bir modelin sekiz adedini gönderiyorsanız, kalan iki adedin nerede olduğu kendi kaydınızda görünmelidir.

Bu eşleşme ileride işinizi kolaylaştırır. Bir gönderi sorgulandığında zincirin baştan sona izlenebilir olması, en güçlü cevabınızdır.

Faturanın para birimine de bakın. Atölyeyle lira üzerinden çalışıp alıcınıza dolar kesiyorsanız, iki belge arasında bir çeviri var demektir. Çevirinin hangi kurla yapıldığını kendi kaydınıza yazın. Sonradan hatırlamaya çalışmak zaman alır.

Fotoğraf ve paketleme kaydı

Ürünün sevkiyat öncesi fotoğrafını isteyin. Fotoğraf hem kalite kaydıdır hem de gönderi sonrasında çıkabilecek tartışmalarda elinizde kalan tek görsel kanıttır.

Paketin nasıl hazırlandığı da kayda girsin. Kutu, kese, kart ve dolgu paketin brüt ağırlığını değiştirir. Kalite kontrol ve paketleme tarafında bu adımların nasıl yürüdüğünü anlattık.

Brüt ağırlığı da yazılı isteyin. Beyanda net ve brüt ayrı satırlardır. İkisini tek rakama indirmek, kontrolde açıklanması gereken bir fark yaratır.

Paketleme kalemlerinin listesini de isteyin. Hangi kutu, hangi kese, hangi kart kullanıldı. Markalı ambalajla çalışıyorsanız bu liste zaten sizin tarafınızdan geliyordur; atölyeden gelen kısım, o ambalajın ürünle birlikte nasıl tartıldığıdır.

Gelen belgeyi doğrulama

Belge geldi diye iş bitmez. Gelen bilgiyi ürünün üzerinde kontrol edin. Terazi, ayar damgası ve gözle görülen taş adedi, kâğıttaki rakamlarla karşılaştırılabilir.

Uzaktan çalışıyorsanız bu kontrolün nasıl kurulduğunu üreticiyi uzaktan doğrulama yazısında ele aldık. Numune elinize geldiğinde yapacağınız ilk iş, künyedeki rakamları parçanın üzerinde aramaktır.

Uyuşmazlık çıkarsa beyanı düzeltmeden gönderi hazırlamayın. Kâğıttaki rakam değil, kutudaki ürün esastır.

Uyuşmazlığı da kaydedin. Hangi modelde, hangi kalemde ve ne kadar fark çıktığını yazın. Tek seferlik bir sapma normaldir. Aynı kalemde tekrar eden sapma, üretim ortağınızla konuşmanız gereken bir konudur.

Belgeyi ne zaman isteyeceğinize dair kural

Şu kuralı işletin: belgeyi ürün çıktıktan sonra değil, üretim başlamadan önce isteyin. Sipariş onayı verirken künye formatını da gönderin. Atölye ürünü bitirdiğinde künye de birlikte gelsin.

İkinci kural şudur: künyesi olmayan modeli gönderi listesine almayın. Katalogda kalsın, satışa çıkmasın. Bir modelin künyesi bir kez hazırlanır ve yıllarca kullanılır. İki kural birlikte işlediğinde beyan yazmak bir karar olmaktan çıkar, kopyalama işine döner. Bu düzeni kurmak isterseniz üretim tarafındaki akışı inceleyebilirsiniz.