Bedelsiz Numune Gönderimi Beyanı ile Satışlı Gönderi Nasıl Ayrışır

Potansiyel bir toptan alıcı sizden örnek ister. Parçayı hazırlarsınız, kutuya koyarsınız ve kargo formunda beklemediğiniz bir alana takılırsınız: gönderinin değeri. Para almadığınız bir parça için değer yazmak mantıksız görünür. Sıfır yazarsanız gönderi kabul edilmez. Piyasa değerini yazarsanız alıcı vergi ödemek zorunda kalabilir. İki uç arasında doğru bir cevap vardır ve bu cevap beyanın nasıl kurulduğuyla ilgilidir.

Aşağıda bedelsiz numune gönderimi ile satış amaçlı gönderiyi yan yana koyuyoruz. Beyanın hangi noktada ayrıştığını, hangi belgenin fatura yerine geçtiğini ve numunenin geri gelmesi durumunda ne olduğunu anlatıyoruz.

İki gönderiyi ayıran tek şey: ortada bir satış var mı

Satışlı gönderide bir alıcı vardır, bir bedel vardır ve bu bedel tahsil edilir. Bedelsiz gönderide ise bedel yoktur. Parça karşılıksız gider.

Bu fark beyanda görünür. Gönderi yine ticari bir gönderidir, yine kayda geçer, yine gümrükten çıkar. Ama ihracat bedeli doğmaz. Dolayısıyla yurda getirilecek bir tutar da yoktur.

Karışıklık genelde şuradan doğar: bedelsiz olmak, değersiz olmak anlamına gelmez. Parçanın bir değeri vardır ve bu değer beyanda gösterilir.

İki gönderi tipini bir arada yürüten satıcılar için ayrımı kaynağında yapmak en sağlıklısıdır. Numune talebi geldiğinde gönderiyi satış akışınıza sokmayın. Ayrı bir kayıt açın, ayrı bir belge kurun ve ayrı bir etiketle takip edin.

Bedelsiz gönderide değer nasıl gösterilir

Beyanda gösterilen değer, gümrük için parçanın karşılığıdır. Sıfır yazılmaz. Parçanın üretim karşılığına denk gelen makul bir değer yazılır ve gönderinin bedelsiz olduğu ayrıca belirtilir.

Bu iki bilgi birlikte durur: bir değer ve bir bedelsizlik ifadesi. Değer, gümrüğün işlem yapabilmesi için gerekir. Bedelsizlik ifadesi ise tahsilat beklenmediğini gösterir.

Değeri yapay olarak düşük göstermek işi kolaylaştırmaz. Varış ülkesinde değer sorgulanabilir ve paket beklemeye alınır. Makul bir değer, en hızlı geçen değerdir.

Değeri belirlerken kendi maliyet tablonuzu esas alın. Parçanın metal karşılığı ve işçilik karşılığı bilinen büyüklüklerdir. Perakende etiket değerini yazmak, numuneyi gereksiz yere pahalı bir gönderi hâline getirir.

Fatura yerine hangi belge kullanılır

Satışlı gönderide ihracat faturası düzenlenir. Bedelsiz gönderide ise satış olmadığı için ticari fatura yerine bedelsiz gönderiyi tarif eden bir belge kullanılır.

Belgenin içeriği ticari faturaya benzer. Gönderici, alıcı, ürün tanımı, adet, ağırlık ve değer yer alır. Farkı, üzerinde ticari değeri bulunmadığına ve yalnızca numune amaçlı gönderildiğine dair ifadenin bulunmasıdır.

Belgenin biçimini mali müşavirinizle netleştirin. Vergi tarafındaki kaydın nasıl tutulacağı, gönderi tarafındaki ifadeden ayrı bir konudur.

Belgeye numunenin hangi amaçla gönderildiğini de yazabilirsiniz. İnceleme, onay ya da katalog çekimi gibi kısa bir ifade, varış ülkesindeki değerlendirmeyi kolaylaştırır. Uzun açıklamalar ise ters etki yapar.

Beyanda ne değişir, ne değişmez

Değişmeyenler

Ürün tanımı aynı titizlikle yazılır. 925 ayar gümüş kolye, numune olarak gitse de 925 ayar gümüş kolyedir. Adet, ağırlık ve alıcı bilgisi de aynı biçimde doldurulur.

Kargo firmasına verdiğiniz yetki aynı yetkidir. Ayrı bir vekâletname gerekmez. Gönderi yine ticari beyanla çıkar.

Kargo tarafındaki taşıma bedeli de değişmez. Numune gönderisi ucuz bir gönderi değildir; yalnızca bedeli tahsil edilmeyen bir gönderidir. Taşıma ve varış ülkesindeki masraflar aynı biçimde doğar.

Değişenler

Beyandaki rejim ve gönderi tipi bedelsiz olarak işaretlenir. İhracat bedeli doğmadığı için tahsilat beklenmez ve banka tarafında eşleştirilecek bir tutar oluşmaz.

Vergi tarafında da satış geliri doğmaz. Gönderi cironuza girmez; giderinize girer. Bu ayrımı gönderi tablonuzda ayrı bir etiketle tutmak, yıl sonunda karışıklığı önler.

Ağırlık bilgisi de aynı kalır. Sevkiyat öncesinde tartılan gerçek değeri yazarsınız. Numune olduğu için ölçüm gevşetilmez; beyanla parça arasındaki uyum satışlı gönderideki kadar aranır.

Gönderiyi bedelsiz kurmak, kayıt yükünü hafifletmez. Beyan yine oluşur, belge yine arşive girer ve gönderi tablonuzda yine bir satır açılır. Tek fark, tahsilat sütununun boş kalmasıdır ve bu boşluk bilinçli bırakılmış olmalıdır.

Alıcı tarafındaki vergi

Bedelsiz göndermeniz, alıcının kendi ülkesinde vergi ödemeyeceği anlamına gelmez. Varış ülkesindeki vergi, ürünün beyan değeri üzerinden hesaplanır.

Bu yüzden numune göndermeden önce alıcıya haber verin. Beklemediği bir ödeme talebiyle karşılaşan alıcı, paketi teslim almayabilir. Teslim alınmayan numune geri döner ve iki kere taşıma bedeli ödersiniz.

Teslim biçimini de baştan konuşun. Vergiyi kimin üstleneceği, numunenin ulaşıp ulaşmamasını doğrudan belirler.

Kişiselleştirilmiş bir numune gönderiyorsanız durum biraz farklıdır. Üzerinde alıcının markası ya da bir isim bulunan parça, başka bir alıcıya sunulamaz. Bu tür numunelerde geri dönüşü planlamak çoğu zaman anlamsız kalır.

Numune geri gelecekse durum değişir

Bazı numuneler alıcıda kalır. Bazıları incelendikten sonra geri gönderilir. İkinci durumda gönderiyi baştan geri gelecek biçimde kurmanız gerekir.

Geri dönecek parça için beyanda bunun belirtilmesi, dönüşte işlemi kolaylaştırır. Aksi hâlde parça yeniden Türkiye’ye girerken ithalat işlemi gibi ele alınabilir.

Altın numunelerde bu ayrım daha da belirginleşir. Gümüş bir parçanın geri dönüşü basit kalırken, değeri yüksek bir parçanın dönüşü ayrı bir kayıt gerektirir.

Birden fazla parçayı tek numune kutusunda gönderiyorsanız her parça beyanda kendi satırında görünür. Kolye, yüzük ve küpe aynı kutuda gitse de tanımları ayrışır. Toplu tek satır yazmak, kutunun varışta açılmasına yol açabilir.

Hangi durumda bedelsiz göndermemelisiniz

Alıcı parçayı satmayı planlıyorsa ortada numune değil satış vardır. Aynı şekilde alıcı bir bedel ödüyorsa gönderi bedelsiz sayılmaz, bedeli düşük olsa bile.

Deneme siparişiyle numune de birbirinden ayrılır. Deneme siparişi küçük ölçekli bir satıştır ve normal satış gönderisi olarak kurulur. Bu yolun nasıl işlediğini deneme siparişiyle başlamak yazısında anlattık.

Numune ile seri üretim arasındaki farkın nereden doğduğunu numune ile seri üretim farkı yazısında ele aldık. Numune bir kanıttır ve parça üstünde üreticiyi ele veren işaretler taşır; bu okumayı numune üzerinden üretici doğrulama yazısında açtık.

Numune gönderilerini yıl içinde saymak da işinize yarar. Kaç parça bedelsiz çıktı, kaç tanesi siparişe dönüştü? Bu iki rakam yan yana durduğunda numune bütçenizin nereye gittiği görünür hâle gelir. Rakamları tutmadığınızda numune, ölçülmeyen bir gider kalemine dönüşür.

Bedelsiz mi satışlı mı: karar kuralı

İki soruya cevap verin. Alıcı bu parça için herhangi bir ödeme yapacak mı? Parçanın geri gönderilmesi bekleniyor mu?

Birinci sorunun cevabı evetse gönderi satışlıdır ve normal ihracat faturasıyla kurulur. Cevap hayırsa ve parça alıcıda kalacaksa bedelsiz gönderi doğru yoldur. Parça geri gelecekse gönderiyi bedelsiz kurun ama dönüşü baştan planlayın ve beyanda belirtin. Üretim sürecimiz sayfasında numunenin hangi kayıtlarla hazırlandığını görebilirsiniz.