Takı İhracat Belgeleri: Gönderi Başına Hangi Evrak Üretilir

Paket kapandı. Kutu bantlandı, adres etiketi yazıcıdan çıktı, kurye çağrıldı. Sonra ekranda bir alan beliriyor: gönderinin içeriği, beyan edilen değeri ve buna eşlik edecek fatura bilgisi. Takı ihracat belgeleri dediğimiz set büyük ölçüde bu alanın arkasında durur. O alan boş kaldığı sürece paket sınırdan geçmez. Doldurulup yanlış doldurulduğunda ise paket geçer, sorun varış tarafında çıkar.

Aşağıda bir takı gönderisinin hangi ihracat biçimine girdiğini, gönderi başına hangi evrakın üretildiğini ve her belgeyi kimin düzenlediğini anlatıyoruz.

Gönderi biçimini belirleyen üç değişken

Aynı kolye, iki farklı satıcının elinde iki farklı ihracat biçimine girebilir. Farkı yaratan ürün değildir. Gönderiyi çevreleyen üç bilgidir.

• Gönderen kim: vergi mükellefi bir firma mı, şahıs mı.
• Paket neyi taşıyor: satılmış bir ürün mü, numune mi, onarım için giden bir parça mı.
• Hangi kanal kullanılıyor: hızlı kurye mi, posta idaresi mi.

Bu üçü netleşmeden evrak listesi çıkmaz. Kurye ekranında karşınıza gelen alanlar da bu üç cevaba göre değişir. Aynı ürünü bir hafta şahsi gönderi, ertesi hafta firma ihracatı olarak yollarsanız iki farklı evrak seti üretirsiniz.

Satıcıların çoğu ilk gönderilerini üçüncü değişkeni hiç düşünmeden yapar. Kanal, elinin altındaki kurye şubesine göre belirlenir. Oysa kanal seçimi evrak zincirini baştan kurar. Sonradan kanal değiştirdiğinizde alışkanlıklarınızın bir kısmı geçersiz kalır.

Basitleştirilmiş çıkış ile tam beyanname

Küçük hacimli gönderiler için basitleştirilmiş bir çıkış yolu bulunur. Taşıyıcı, sizin adınıza dolaylı temsilci sıfatıyla elektronik bir beyan üretir. Siz faturayı ve ürün bilgisini verirsiniz. Beyanı sisteme işleyen taraf taşıyıcıdır. Bunun için taşıyıcıya bir kereye mahsus yetki verirsiniz; bu yetki dosyası kurulumun ilk adımıdır.

Kapsam dışında kalan gönderilerde tam gümrük beyannamesi devreye girer. Burada bir gümrük müşaviriyle çalışırsınız. Süreç daha ağırdır, ama gönderi büyüdükçe zaten kaçınılmaz hale gelir.

İki yol arasındaki sınırlar ve tutar eşikleri zaman içinde değişebilir. Kendi gönderinizin hangi yola girdiğini taşıyıcınıza ve müşavirinize teyit ettirin — kulaktan duyma bilgiyle beyan doldurmayın. Forumda okuduğunuz bir eşik, siz okuduğunuzda çoktan güncelliğini yitirmiş olabilir.

Gönderi başına üretilen belge seti

Tekil bir takı gönderisinde tipik olarak şu evrak doğar.

• Ticari fatura: satıcının düzenlediği, ürünü ve bedelini gösteren belge.
• Taşıma belgesi: kuryenin ürettiği konşimento ya da posta gönderi formu.
• İçerik beyanı: paketin dışına ve sisteme yazılan ürün tanımı.
• Gümrük beyanı çıktısı: basitleştirilmiş beyan ya da tam beyanname.
• Çeki listesi: birden fazla koli çıkıyorsa hangi kolide ne olduğunu gösteren liste.

Tek koli, tek ürün gönderiyorsanız son madde çoğu zaman gerekmez. Paketi bölmeye başladığınız anda gerekli hale gelir. Listeyi baştan kurup her gönderide aynı sırayla üretmek, gönderi hacmi arttığında sizi kurtaran şeydir.

Bu setin dışında kalan belgeler de vardır. Varış ülkesinin kendi kuralları gereği isteyebileceği evrak, çıkış tarafındaki listeye dahil değildir. İki tarafı ayrı tutun; çıkışta ne ürettiğinizi bilmek, varışta ne isteneceğini tahmin etmekten farklı bir iştir.

Hangi belgeyi kim düzenler

Satıcılar en çok burada takılır. Evrakın tamamını tek elden bekler, sonra listenin ortası eksik kalır.

Faturayı siz düzenlersiniz. Taşıma belgesini taşıyıcı üretir. Gümrük beyanını taşıyıcı ya da müşavir hazırlar. Ürünün kendisine ait teknik bilgiyi — metal, ayar, ağırlık, taş — üretim yapan taraf verir. Fason üretim ile çalışıyorsanız bu bilgi atölyeden gelir ve sizin faturanıza aynen taşınır.

Sorumluluk dağılımı da aynı şekilde bölünür. Beyandaki bilginin doğruluğundan siz sorumlusunuz. Taşıyıcı, size verdiğiniz bilgiyi sisteme geçirir. Yanlış ürün tanımı yazdıysanız bunu taşıyıcının fark etmesini beklemek gerçekçi değildir. Şube görevlisi takı bilmez; ekranda ne yazıyorsa onu okur.

Üretim ortağınızdan gelen bilginin doğruluğunu ise siz kontrol edersiniz. Uzaktan çalışırken bunun nasıl yapıldığını üreticiyi uzaktan doğrulama yazısında ele aldık. Beyanınız, zincirin en zayıf halkasının verdiği bilgi kadar sağlamdır.

Şahıs gönderisi ile firma ihracatı aynı kapıdan geçmez

Şahsi bir gönderide beyan basittir. Buna karşılık ihracat kaydı oluşmaz. Firma olarak ihraç ettiğinizde bedelin banka üzerinden gelmesi, kaydın muhasebeye işlenmesi ve beyannamenin kapanması gibi adımlar doğar.

Bu adımların ayrıntısı mali müşavirinizin alanıdır. Biz üretim tarafındayız ve vergi danışmanlığı vermiyoruz. Kurulumunuzu yaparken mali müşavirinize tek bir soru sorun: gönderilerimi hangi sıfatla yapıyorum.

Sorunun cevabı zamanla değişebilir. Birkaç deneme gönderisiyle başlayıp düzenli satışa geçtiğinizde sıfatınız da değişir. Kanal ve evrak kurulumunu o anda yeniden gözden geçirin.

Aynı bilgi her belgede aynı yazmalı

Gönderi kontrolde takıldığında sebep çoğu zaman eksik belge değildir. Belgeler arasındaki çelişkidir. Faturada 14 ayar yazarken içerik beyanında yalnızca altın yazması, kutunun üstündeki ağırlıkla faturadaki ağırlığın tutmaması, adet farkı — her biri soru üretir.

Paketi kapatmadan önce ağırlığı ve adedi son kez okuyun. Sevkiyat öncesi tartım ve ölçü kontrolü tam olarak bunun için vardır. Tartıdan çıkan sayı ne ise faturaya o yazılır. Hafızadan yazılan gram, kontrolde açığa çıkar.

Aynı partide gramın neden oynadığı ayrı bir konudur. Beyan tarafında yapmanız gereken şey basittir: beyan ettiğiniz sayı, o paketteki fiili ürünün sayısı olsun. Katalogdaki nominal değer değil.

Evrakın çekirdeği atölyeden gelir

Bir takı gönderisinde beyanın omurgası üç kalemdir: metal cinsi, ayar ve ağırlık. Bu üçünü siz üretmezsiniz, üretim ortağınızdan alırsınız. Ayar rakamlarının neyi anlattığını ayrı bir yazıda ele aldık; 925 ayar gümüş ne demek sorusuna oradan bakabilirsiniz.

Paketin içine giren malzeme de beyana girer. Kutu, kese, kart ve dolgu — hepsi paketin brüt ağırlığını değiştirir. Kalite kontrol ve paketleme akışı bu tarafı anlatıyor. Markalı kutuyla çıkan bir yüzüğün brüt ağırlığı, kesede çıkan aynı yüzükten farklıdır.

Bu bilgiyi her gönderide yeniden sormak yerine ürün bazında bir künye tutun. Model kodu, metal, ayar, net ağırlık, taş bilgisi. Yeni model girdikçe künyeye satır eklersiniz.

Paketi kapatmadan önce çalıştıracağınız kural

Şu kuralı kullanın: her gönderi için üç satırı önce yazın, kutuyu sonra kapatın. Birinci satır gönderenin sıfatı. İkinci satır ürünün metal ve ayar bilgisi. Üçüncü satır tartıdan okunan ağırlık ve adet.

Üç satır da doluysa fatura ve içerik beyanı kendiliğinden çıkar. Satırlardan biri boşsa o gönderiyi bekletin. Bir paketin bir tur geç çıkması, yanlış beyanla çıkıp geri dönmesinden her zaman ucuzdur. Kurulumda takıldığınız bir nokta olursa bize yazın.