ETGB Nedir: Kim Düzenler ve Sizden Ne İstenir

Muhasebeciniz yıl sonu kapanışı için gönderi kayıtlarını ister. Kargo takip numaralarını verirsiniz, yetmez. Faturaları verirsiniz, yine yetmez. İstenen şey her gönderiye karşılık gelen beyan kaydıdır ve bu kaydın adı ETGB’dir. Hızlı kargo ile çıkan küçük ticari gönderilerin gümrükteki karşılığı bu belgedir. Görmediğiniz hâlde her gönderinizde üretilir ya da üretilmesi gerekir.

Aşağıda ETGB’nin ne olduğunu, kimin düzenlediğini, içinde hangi bilgilerin bulunduğunu ve sizden tam olarak neyin istendiğini anlatıyoruz. Belgeyi nasıl temin edeceğinizi ve neye karşı kontrol edeceğinizi de gösteriyoruz.

ETGB tam olarak nedir

Açılımı elektronik ticaret gümrük beyannamesidir. Hızlı kargo taşımacılığı yoluyla çıkan küçük ticari gönderiler için kullanılan, sadeleştirilmiş bir beyan biçimidir. Klasik gümrük beyannamesinin yaptığı işi daha az alanla yapar.

Kâğıt bir belge değildir. Gümrük sisteminde elektronik olarak oluşur ve bir numarayla anılır. Size ulaşan şey genelde bu numara ve numaranın dökümüdür. Kargo firmanızın portalından ya da doğrudan talep ederek edinirsiniz.

Belgeyi görmemiş olmanız, oluşmadığı anlamına gelmez. Aynı şekilde gönderinin ulaşmış olması da belgenin oluştuğunu kanıtlamaz. İkisi ayrı hatlardır: biri fiziksel taşıma, diğeri resmî kayıt.

Adındaki elektronik ticaret ifadesi yanıltıcı olabilir. Belge yalnızca pazaryeri satışları için değildir. Bir toptan alıcıya gönderdiğiniz numune kutusu da, tek bir müşteriye giden kişiselleştirilmiş bir kolye de aynı beyan biçimiyle çıkabilir. Belirleyici olan satışın nerede yapıldığı değil, gönderinin nasıl taşındığı ve hangi ölçekte olduğudur.

Kim düzenler

Beyanı siz vermezsiniz. Yetkilendirilmiş hızlı kargo firması, sizin adınıza ve sizin hesabınıza düzenler. Bunun için önceden yazılı bir yetki almış olması gerekir. Yetki yoksa firma beyanı açamaz ve gönderi ticari rejimde çıkamaz.

Beyanın içeriği ise firmadan gelmez. Firma yalnızca taşıyıcıdır. Ürünün ne olduğu, kaç adet olduğu, hangi metalden yapıldığı ve değerinin ne olduğu sizin verdiğiniz bilgiyle doldurulur. Yanlış bilgi verirseniz beyan da yanlış oluşur ve sorumluluk sizde kalır.

Yetkinin kapsamı da sınırlıdır. Kargo firması yalnızca kendi taşıdığı gönderiler için beyan açar. Başka bir firmayla gönderdiğiniz paket, ilk firmanın yetkisi kapsamına girmez. Bu yüzden birden fazla taşıyıcıyla çalışan satıcıların her taşıyıcıya ayrı yetki vermesi gerekir.

Beyanın içinde hangi alanlar vardır

Alanları bilmek, hangi bilgiyi hazır tutmanız gerektiğini gösterir. Temel başlıklar şunlardır:

• Gönderici bilgisi — unvanınız, vergi numaranız, adresiniz.
• Alıcı bilgisi — adı, adresi, ülkesi.
• Ürün tanımı — ürünün ne olduğu ve gümrük tarife karşılığı.
• Adet ve ağırlık — kaç parça ve brüt ağırlık.
• Değer ve döviz cinsi — faturayla birebir örtüşen tutar.
• Fatura referansı — beyanı faturaya bağlayan numara.
• Rejim ve teslim biçimi — gönderinin hangi kapsamda çıktığı.

Bu alanların hepsi tek bir kaynaktan beslenir: sizin kestiğiniz fatura. Fatura düzgünse beyan da düzgün olur. Fatura eksikse beyan tahminle doldurulmaya başlanır ve tahmin gümrükte iyi karşılanmaz.

Alanların çoğu her gönderide aynıdır. Gönderici bilgisi, rejim ve teslim biçimi değişmez. Gönderiden gönderiye değişen alanlar alıcı, ürün, adet, ağırlık ve değerdir. Sabit alanları bir kez doğru kurarsanız, her gönderide kontrol etmeniz gereken alan sayısı beşe iner.

Takı gönderilerinde ürün tanımı satırı

Takıda ürün tanımı iki bilgiyi birlikte taşır: ürün tipi ve metal. 925 ayar gümüş yüzük, 14 ayar altın kolye, 18 ayar altın küpe. Bu ayrım keyfi değildir, tarife karşılığını değiştirir.

Ayar rakamının ne anlattığı ve neden metal cinsiyle birlikte yazıldığı ayrı bir konudur; 925 ayar gümüş ne demek yazısında ele aldık. Beyan tarafında bilmeniz gereken tek şey, ayarın tahmin edilerek yazılamayacağıdır. Üretim ortağınızdan gelen parça listesinde bu bilgi hazır olmalıdır.

Pazaryeri başlığınız beyan tanımı olarak kullanılmaz. Ürününüzün mağazadaki adı ne olursa olsun, beyanda gümrük dilinde bir tanım görünür. İkisini karıştırmak, gönderilerin varış ülkesinde beklemesinin sık görülen sebeplerinden biridir.

Kişiselleştirilmiş ürünlerde tanım satırı biraz daha uzar. İsim kolyede ürün yine kolyedir; üzerindeki isim beyanın konusu değildir. Tanımı ürünün ne olduğu belirler, üzerindeki kişisel detay değil. Tanımı gereksiz yere uzatmak, kısaltmak kadar sorun çıkarır.

Beyan numarası ne işe yarar

Numara, satışınızın ihracat olduğunun kanıtıdır. Üç yerde işinize yarar. Vergi tarafında istisna uygulamasının dayanağı olur. Banka tarafında gelen dövizin hangi satışa ait olduğunu gösterir. Muhasebe tarafında ise ciro ile gönderi kaydını eşleştirir.

Numarayı gönderi anında toplamak kolaydır, sonradan toplamak zordur. Kargo portalları geçmiş kayıtları belirli bir süre tutar. Her ay sonunda o ayın beyan numaralarını indirip kendi arşivinize almak, ilerideki her sorunu ortadan kaldırır.

Numaranın dördüncü bir işlevi de iade tarafındadır. Gönderi geri döndüğünde, geri dönen paketin hangi beyanla çıktığı bilinmeden kayıt kapatılamaz. Numarayı gönderi anında saklamamış olmak, iade anında iki kat iş çıkarır.

ETGB oluşmayan gönderide ne olur

Gönderi müşteriye ulaşır ama resmî olarak ihracat sayılmaz. Satış, yurt içi satış gibi ya da hiç kayıtsız kalır. Vergi istisnası uygulanamaz. Banka hesabına gelen döviz için dayanak gösteremezsiniz.

Bu durum genelde iki sebepten doğar. Ya kargo firmasına ticari gönderi hesabı açılmamıştır ve paket kişisel gönderi olarak çıkmıştır. Ya da yetki belgesi verilmediği için firma beyanı hiç açmamıştır. İkisi de kurulum eksikliğidir ve tek seferde çözülür.

Üçüncü bir sebep, bilgi eksikliğidir. Kargo firması beyanı açmak ister ama faturanız yoktur ya da ürün tanımı boş bırakılmıştır. Bu durumda gönderi ya bekler ya da eksik bilgiyle çıkar. İkisi de sonradan düzeltme işi doğurur.

Belgeyi neye karşı kontrol edersiniz

Beyan geldiğinde üç şeyi karşılaştırın. Değer, faturadaki tutarla aynı mı? Adet, paketten çıkan parça sayısıyla aynı mı? Ürün tanımı, gerçekten gönderdiğiniz metal ve ayarla aynı mı?

Bu üç kontrol bir dakikadan az sürer ve gönderi sayınız arttıkça değeri artar. Paketin atölyeden hangi kontrollerden geçerek çıktığını kalite kontrol, paketleme ve kargolama yazısında anlattık; beyan kontrolü bu zincirin kâğıt üzerindeki devamıdır. Üretim tarafında parça listesinin nasıl hazırlandığını üretim sürecimiz sayfasında görebilirsiniz.

Beyanı kendi işinize bağlamanın kuralı

Her gönderiyi tek bir satırla kaydedin: sipariş numarası, fatura numarası, beyan numarası, tutar. Dördü aynı satırda duruyorsa o gönderi kapanmıştır. Biri boşsa gönderi henüz kapanmamıştır ve boşluğu doldurmak için en iyi zaman o gündür.

Bu satırı doldurmayı kargo firmasına bırakmayın. Firma taşıma tarafında sorumludur, sizin muhasebe kaydınızda değil. Fason takı üretimi tarafında ürün nasıl sizin şartnamenize göre çıkıyorsa, beyan tarafında da kayıt sizin düzeninize göre kapanır. Mevzuat metinleri güncellenir; belge biçimi değiştiğinde alan adları değişse de kontrol mantığı aynı kalır.