İhracat Faturası Nasıl Düzenlenir: Bulunması Zorunlu Bilgiler

Yurt içinde fatura kesmek alışkanlık hâline gelmiştir. Alıcı adı, ürün, tutar, vergi satırı. Yurt dışına ilk faturayı keserken aynı şablonu açarsınız ve alanların yarısının karşılığı olmadığını görürsünüz. Alıcının vergi numarası yoktur. Tutar farklı bir para biriminde kurulur. Vergi satırı boş kalır. Kargo firması ise bu faturayı beyanın kaynağı olarak kullanacaktır.

Aşağıda ihracat faturasında bulunması gereken bilgileri alan alan anlatıyoruz. Takıya özgü satırların nasıl yazıldığını ve faturanın beyanla nasıl örtüştüğünü de gösteriyoruz.

İhracat faturası neden farklı bir belgedir

Yurt içi faturası tek bir işi yapar: satışı belgelendirir. İhracat faturası üç iş yapar. Satışı belgelendirir, gümrük beyanının veri kaynağı olur ve bankadaki döviz girişinin dayanağını oluşturur.

Üç işi birden yaptığı için alanları da üç tarafın diline uymak zorundadır. Alıcı okur, gümrük okur, banka okur. Üçü aynı belgeye baktığında aynı sonuca varmalıdır.

Bu yüzden ihracat faturası, süslü bir yurt içi faturası değildir. Şablonu en baştan ihracat tipinde kurmak, her gönderide elle düzeltme yapmaktan hızlıdır.

Şablonu kurarken hangi alanların her gönderide değişeceğini, hangilerinin sabit kalacağını ayırın. Unvanınız, adresiniz, vergi numaranız ve teslim biçiminiz sabittir. Alıcı, ürün, adet, ağırlık ve tutar değişir. Sabit alanları bir kez doğru kurmak, sonraki her faturada yapılacak işi yarıya indirir.

Alıcı bilgisi alanı

Alıcının tam adı, açık adresi ve ülkesi yazılır. Pazaryeri satışlarında bu bilgi sipariş kaydından gelir. Kısaltma yapmayın. Sokak adının yarısını yazmak, gönderinin varış ülkesinde beklemesine yol açabilir.

Kurumsal alıcıya satıyorsanız firma unvanı ve varsa vergi kimlik bilgisi eklenir. Nihai tüketiciye satışta böyle bir numara aranmaz. İki durumu aynı şablonla yönetmek yerine iki ayrı şablon tutmak daha az hata üretir.

Alıcı adı ile kargo etiketindeki ad aynı olmalıdır. Fatura ile etiket ayrıştığında beyan da ayrışır ve paket sorgulanır.

Adresin yazım biçimi ülkeden ülkeye değişir. Posta kodunun konumu, eyalet ya da ilçe alanının adı farklıdır. Pazaryerinden gelen adresi olduğu gibi taşımak, kendi biçiminize çevirmekten güvenlidir. Çeviri yaptığınız her satır bir hata yüzeyidir.

Ürün tanımı satırı

Beyanın en çok takıldığı yer burasıdır. Ürün, gümrük diliyle tanımlanır. Ürün tipi ve metal birlikte yazılır: 925 ayar gümüş kolye, 14 ayar altın yüzük, 18 ayar altın küpe.

Mağaza başlığınızı buraya taşımayın. Koleksiyon adı, model adı ya da pazarlama ifadeleri gümrük tarafında karşılık bulmaz. Ayar rakamının neyi anlattığını 925 ayar gümüş ne demek yazısında ele aldık; faturada bu rakam tahminle değil, üretim kaydından gelen değerle yazılır.

Farklı metal ve ayardaki ürünler ayrı satırlarda görünür. Aynı pakette bir gümüş bileklik ve bir altın kolye varsa iki satır olur. Tek satırda toplamak, beyanı baştan hatalı kurar.

Kaplama ya da rodaj uygulanmış ürünlerde tanım yine ana metal üzerinden kurulur. Yüzey işlemi ürünün metalini değiştirmez. Tanımı yüzey işlemine göre yazmak, beyanı gerçekte olmayan bir ürüne bağlar.

Adet, ağırlık ve ölçü bilgileri

Adet her zaman yazılır. Ağırlık ise ürün grubuna göre daha kritik hâle gelir. Altın ürünlerde gram bilgisi beyanla birlikte anlam kazanır.

Faturaya yazdığınız ağırlık ile paketten çıkan parçanın ağırlığı arasında küçük farklar doğabilir. Aynı partide gramın neden oynadığını ağırlık toleransı ve gram farkı yazısında açıkladık. Faturaya sevkiyat öncesi tartılan gerçek değeri yazın, sipariş anındaki hedef değeri değil.

Brüt ve net ağırlık ayrımını da tutarlı kullanın. Beyanda genelde brüt ağırlık istenir. Faturada net ağırlık yazıyorsanız hangisinin ne olduğu belirtilmelidir.

Zincir uzunluğu, yüzük ölçüsü ya da bileklik boyu gibi bilgiler beyanda zorunlu değildir. Yine de faturada durmaları zarar vermez ve iade tarafında işinizi kolaylaştırır. Geri dönen bir pakette hangi ölçünün gönderildiğini faturadan okumak, sipariş kayıtlarını taramaktan hızlıdır.

Döviz cinsi ve tutar gösterimi

Tutar, satışı yaptığınız para biriminde yazılır ve para birimi açıkça belirtilir. Simge yerine kod kullanmak karışıklığı azaltır.

Fatura tarihindeki kur, muhasebe kaydınız için gerekir. Beyandaki değer ile faturadaki değer birbirini tutmalıdır. Bu iki rakam ayrıştığında hem gümrük hem banka tarafında açıklama gerekir. Hangi para biriminde satacağınız stratejik bir karardır ve üretim fiyatı hangi para biriminde kurulur yazısında tartıştık.

Kargo bedelini faturaya dahil edip etmeyeceğiniz teslim biçimine bağlıdır. Dahil ediyorsanız ayrı satırda gösterin. Gizlemek yerine göstermek her zaman daha az soru üretir.

Teslim biçimi ve vergi satırı

Teslim biçimi, masrafın ve riskin nerede el değiştirdiğini söyler. Küçük gönderilerde çoğunlukla iki kısa seçenek arasında karar verirsiniz: varış ülkesindeki vergileri alıcı mı öder, siz mi üstlenirsiniz?

Bu tercih faturada görünmelidir. Görünmediğinde alıcı beklemediği bir ödemeyle karşılaşır ve iade riski doğar. Kişiselleştirilmiş ürünlerde iade, satılamayan bir parça demektir.

Vergi satırına gelince: ihracat faturasında yurt içi vergi hesaplanmaz. Satır boş bırakılmaz, istisnaya tabi olduğu belirtilir. Bu ifadenin biçimini mali müşavirinizle netleştirin.

Pazaryeri tarafında toplu tahsilat yapıyorsanız, faturadaki tutarın müşteriden tahsil edilen brüt tutar mı yoksa size aktarılan net tutar mı olduğunu netleştirin. İkisi farklıdır ve ikisini karıştırmak, banka tarafında eşleşmeyen kayıtlar üretir.

Faturayı beyana ve pakete bağlayan referanslar

Fatura numarası, beyanın referans alanına yazılır. Aynı numara kargo evrakında da görünür. Böylece üç belge tek bir zincir oluşturur.

Fatura numaralarını sipariş numarasıyla ilişkilendiren bir düzen kurun. Numaralandırma mantığınız ne olursa olsun, geriye dönük olarak bir siparişten faturaya, faturadan beyana ulaşabilmelisiniz.

Paketin içine bir nüsha koymak yaygın bir alışkanlıktır. Kargo firmanızın istediği biçimi önceden sorun; bazı akışlarda elektronik nüsha yeterlidir.

Takı faturasında sık yapılan üç hata

• Metal ve ayarın atlanması — yalnızca kolye yazmak tanımı eksik bırakır.
• Adet ile parça sayısının uyuşmaması — küpe tek adet mi, çift mi olduğu belirtilmelidir.
• Para birimi belirtilmemesi — rakam tek başına hangi para birimi olduğunu söylemez.

Üçü de şablonda çözülür. Şablonda zorunlu alan olarak tanımlanan bilgi, gönderi telaşında unutulmaz. Üretim tarafından gelen parça listesinin bu alanları hazır vermesi işi kolaylaştırır; üretim sürecimiz sayfasında parçanın hangi bilgilerle sevk edildiğini görebilirsiniz.

Faturayı göndermeden önceki tek test

Faturayı hiç tanımadığınız birine gösterdiğinizi düşünün. Bu kişi kutuyu açmadan, paketin içinde kaç parça olduğunu, hangi metalden yapıldığını ve kaç ayar olduğunu söyleyebiliyor mu? Söyleyebiliyorsa fatura beyana hazırdır.

Söyleyemiyorsa eksik olan alan, gümrükte sorulacak olan alandır. Faturayı düzeltmek gönderiden önce dakikalar sürer, gönderiden sonra günler alır. Vergi ve belge biçimlerine ilişkin düzenlemeler değişebildiği için şablonunuzu mali müşavirinizle belirli aralıklarla gözden geçirin.