Ticari Fatura mı Proforma mı: Takı Gönderisinde Hangi Fatura Düzenlenir

Kurye ekranı gönderiye eşlik edecek faturayı istiyor. Elinizdeki belgenin üstünde ise proforma yazıyor. Alıcıya fiyat verirken hazırladığınız o dosyayı pakete iliştirmek pratik görünür. Gümrük tarafında ise proforma ile ticari fatura aynı şeyi anlatmaz. İhracat faturası proforma ayrımını bilmeden hazırlanan gönderiler çoğu zaman ek soruyla karşılaşır ve beklemede kalır.

Aşağıda proformanın ne işe yaradığını, ticari faturanın hangi anda doğduğunu, belgede hangi alanların bulunmasının beklendiğini ve ürün satırının nasıl yazıldığını anlatıyoruz.

Proforma bir teklif belgesidir

Proforma, henüz gerçekleşmemiş bir satışın taslağıdır. Alıcıya “bu ürünü şu koşulla veririm” demenin yazılı halidir. Muhasebe kaydı doğurmaz. Bedel tahsil edilmemiştir. Belgenin üstünde satış değil, öneri vardır.

Bu yüzden proforma gönderiye eklenmez. Paketin içinde ya da dışında dolaşan bir teklif belgesi, ürünün bedelinin kesinleşmediği izlenimi verir. Gümrük tarafında ise beyan edilen bedelin kesin olması beklenir. İki beklenti çatıştığında paket bekler.

İşe yaradığı yerler nettir. Alıcı kendi tarafında ödeme onayı çıkaracaksa, bütçe açtıracaksa ya da banka transferi hazırlayacaksa proforma ister. Teklifin ne kadar süre geçerli olduğu da bu belgeye yazılır.

Metal fiyatı hareket ettiğinde teklifin neden bozulabildiğini ayrı bir yazıda ele aldık. Proformaya bir geçerlilik süresi yazmak, o hareketi yönetmenin en basit yoludur.

Ticari fatura hangi anda doğar

Satış gerçekleştiğinde ticari fatura düzenlenir. Ürün belirlenmiştir, bedel kesinleşmiştir, alıcı bellidir. Gönderiye eşlik eden belge budur.

Pazaryerinden gelen siparişlerde satış zaten gerçekleşmiştir. Alıcı ödemesini yapmıştır. O gönderiye proforma iliştirmenin bir karşılığı yoktur. Doğrudan ticari fatura düzenlersiniz.

Toptan bir alıcıyla çalışıyorsanız sıra genelde şöyle işler: önce proforma gider, alıcı onaylar, ödeme adımı başlar, sevkiyattan önce ticari fatura kesilir. İki belge birbirinin yerine geçmez, birbirini takip eder.

Ödeme kalemlerinin nasıl bölündüğü ve hangi aşamada ne tahsil edildiği ayrı bir konudur. Belge tarafında bilmeniz gereken şey daha dar: hangi belgenin hangi anda doğduğu. Kapora aşamasında proforma, sevkiyat aşamasında ticari fatura.

Numune gönderimlerinde sıra kısalır. Satış yoktur, ama ürün fiilen ülkeden çıkar. O gönderide de bir fatura düzenlenir; içeriği ticari satıştan farklıdır.

Faturada bulunması beklenen alanlar

Kurye sistemleri ve gümrük tarafı benzer bir çekirdek bilgi arar.

• Satıcı bilgileri: unvan, adres, vergi kimliği.
• Alıcı bilgileri: ad, tam adres, ülke, telefon.
• Belge numarası ve tarihi.
• Ürün satırları: tanım, adet, birim bedel, toplam.
• Para birimi.
• Menşe ülkesi.
• Net ve brüt ağırlık.
• Gönderi takip numarası.

Alanların hepsi tek sayfada durur. Faturayı her seferinde sıfırdan yazmak yerine bir şablon kurun. Değişen tek şey ürün satırları ve alıcı olsun. Şablon sabitlendiğinde hata yapma ihtimaliniz belirgin biçimde düşer.

Ağırlık alanı iki satır ister. Net ağırlık ürünün kendi ağırlığıdır. Brüt ağırlık kutuyla, keseyle ve dolguyla birlikte tartılan değerdir. İkisini tek satıra sıkıştırmak, kontrolde açıklanması gereken bir fark yaratır.

Menşe alanını da boş bırakmayın. Ürün nerede üretildiyse orası yazılır. Üretim yerinin kararınıza nasıl yansıdığını menşe kararı yazısında ele aldık.

Ürün satırı nasıl yazılır

En çok hata bu satırda yapılır. “Kolye” tek başına bir tanım değildir. Metal, ayar ve adet aynı satırda görünmelidir.

İşe yarayan bir satır şu sırayla kurulur: ürün tipi, metal, ayar, adet, net ağırlık. Gümüş bir bileklikte ürün tipi bileklik, metal gümüş, ayar 925 olur. Ayar rakamının karşılığı ayrı bir konudur; 925 ayar gümüş ne demek yazısı bu tarafı anlatıyor.

Kaplama ya da rodajlı bir ürün gönderiyorsanız yüzey işlemi ürünün ana metalini değiştirmez. Satırda ana metal yazar, yüzey işlemi açıklama olarak eklenir. İkisini karıştıran bir satır, ürünü olduğundan başka bir şey gibi gösterir.

Dil ve para birimi

Faturayı varış ülkesinin okuyabileceği dilde hazırlayın. ABD ve İngiltere gönderilerinde İngilizce standarttır. Türkçe ve İngilizce birlikte yazılmış çift dilli bir şablon da iş görür.

Para birimi tek olmalıdır. Faturanın bir yerinde dolar, başka yerinde lira görünmesi çelişki üretir. Fiyatın hangi para biriminde kurulduğu ve kur riskinin kimde kaldığı ayrı bir karardır; üretim fiyatı hangi para biriminde kurulur yazısına bakabilirsiniz.

Kur çevirimi yapıyorsanız çevirdiğiniz kuru faturaya yazın. Belgeyi okuyan taraf rakamın nereden geldiğini görsün.

Pazaryeri üzerinden satıyorsanız faturadaki para birimi, alıcının ödeme yaptığı para birimiyle aynı olsun. Platform kaydı bir rakam, gönderi belgesi başka bir rakam gösterdiğinde iki kayıt birbirini doğrulamaz. Doğrulamayan iki kayıt, ileride açıklamanız gereken bir boşluk bırakır.

Bedelsiz gönderide fatura yine düzenlenir

Hediye, tanıtım ürünü ya da yerine gönderilen bir parça için para almamış olabilirsiniz. Belge yine gerekir. Bedelsiz gönderilerde ürünün bir gümrük değeri bulunur ve bu değer faturaya yazılır.

Satırın açıklamasında gönderinin niteliğini belirtin. Tahsil edilmemiş bir bedel ile hiç değeri olmayan bir ürün aynı şey değildir. İkisini karıştırmak paketi bekletir, bazen geri döndürür.

Değeri yazarken ürünün gerçek karşılığını kullanın. Bedelsiz gönderi, değersiz gönderi anlamına gelmez. Aynı ürünü satsaydınız hangi bedeli yazacaksanız, bedelsiz gönderide de o bedel esas alınır ve satır bunun tahsil edilmediğini belirtir.

Faturayı gönderiye nasıl iliştirirsiniz

Faturayı hem dijital olarak taşıyıcı sistemine yükleyin, hem de basılı kopyayı paketin dışındaki şeffaf zarfa koyun. Zarf kutunun içinde kalırsa memur paketi açmak zorunda kalır. Açılan bir paketin yeniden kapanış kalitesi sizin elinizde değildir.

Basılı kopya sayısı taşıyıcıya göre değişir. Kopyaların hepsi aynı belge olmalı, üzerinde elle sonradan düzeltme bulunmamalıdır. Kalem izi taşıyan bir fatura güven kaybettirir. Rakam değiştiyse belgeyi yeniden basın.

Belgenin bir kopyasını da kendinizde tutun. Gönderi sonradan sorgulanırsa, elinizdeki nüshanın taşıyıcıya verdiğinizle birebir aynı olması gerekir. Faturaları sipariş numarasına göre klasörleyin. Aramak zorunda kaldığınız bir belge, olmayan belgeyle aynı işi görür.

Hangi belgeyi düzenleyeceğinizi seçme kuralı

Şu soruyu sorun: bu ürünün bedeli kesinleşti mi. Cevap hayırsa elinizdeki belge proformadır. Pakete girmez, alıcıya e-posta ile gider. Cevap evetse ticari fatura düzenlersiniz ve belge kutuyla birlikte yola çıkar.

Aynı gönderide iki belge birden dolaşmasın. Alıcı proformayı görsün, gümrük ticari faturayı. Ürün tarafındaki metal, ayar ve ağırlık bilgisini üretim ortağınızdan yazılı alın ve faturayı o kayıtla kurun. Hafızayla kurulan fatura, ilk kontrolde çatlar.