Takıda Sipariş ve Stok Kaydı: Tek Kişilik Markada Neyin Yazılı Olması Gerekir

Bir alıcı altı ay önce aldığı bileklikten bir tane daha ister. Aynı ölçü, aynı plaka, aynı yazı tipi. Kayıt aramaya başlarsınız. Sipariş bir platformda, ölçü bir mesaj kutusunda, atölyeye verilen tarif bir telefon konuşmasında kalmıştır. Yarım saat sonra elinizde yaklaşık bir cevap olur. Takıda sipariş ve stok kaydı düzeni tam olarak bu yarım saati ortadan kaldırmak için kurulur. Amaç muhasebe tutmak değildir. Amaç, geçmişte verilmiş bir kararı bugün aynen tekrar edebilmektir.

Aşağıda tek kişilik bir markada hangi kayıtların yazılı olması gerektiğini, her kaydın içinde hangi alanların bulunduğunu ve düzenin çalışıp çalışmadığını sınayan basit bir testi anlatıyoruz.

Kayıt düzeninin dört ayağı

Karmaşık bir sisteme gerek yoktur. Dört kayıt yeterlidir:

• Model kartı. Sattığınız her ürünün tarifi.
• Sipariş defteri. Kimden, ne, hangi ölçüde, hangi tarihte.
• Stok listesi. Elinizde ve üretimde ne var.
• Kalıp ve model envanteri. Hangi modelin kalıbı nerede.

Dördü de bir tablo dosyasında durabilir. Yazılım seçimi bu işin en az belirleyici tarafıdır. Belirleyici olan, alanların doğru seçilmesidir. Bir kayıt düzeni ancak her gün açıldığında yaşar. Ağır bir program kurup üç hafta sonra bırakmak yerine, basit bir tabloyla başlayıp ihtiyaç doğdukça büyütmek daha sağlam ilerler.

Model kartı: markanın omurgası

Her modele kalıcı bir kod verin. Kod okunabilir olsun. Ürün tipi, metal ve sıra numarası içeren kısa bir yapı yeterlidir. Kod bir kez verildikten sonra değişmez.

Model kartında bulunması gerekenler:

• Ürün tipi ve model adı
• Metal ve ayar bilgisi
• Ana ölçüler: uzunluk, genişlik, kalınlık, iç çap
• Zincir tipi ve kilit tipi
• Yüzey işlemi ve bitiş
• Taş varsa tipi, ölçüsü ve mıhlama biçimi
• Kişiselleştirme alanı: karakter sınırı, yazı tipi, gravür yeri
• Paketleme biçimi
• Onaylı numune fotoğrafı

Model kartındaki alanlar ile atölyeye giden teknik şartname alanları örtüştüğünde, aynı bilgiyi iki kez yazmaktan kurtulursunuz. Kart, şartnamenin sizde duran kalıcı halidir.

Kartın bir de tarih tarafı vardır. Bir modelde ölçü ya da yüzey değiştiyse, eski satırı silmeyin. Altına yeni satır ekleyin ve hangi tarihten sonra geçerli olduğunu yazın. Aksi halde eski siparişle yeni sipariş arasındaki farkı açıklayamazsınız. Alıcı iki parçayı yan yana koyduğunda cevabı sizde hazır durur.

Sipariş defteri: hangi alanlar olmadan olmaz

Satış platformu zaten sipariş kaydı tutar. Yine de kendi defterinizi tutmanız gerekir. Sebebi şu: platform kaydı satışı gösterir, üretimi göstermez.

Sipariş satırında şu alanlar bulunmalı:

• Sipariş numarası ve tarihi
• Model kodu
• Ölçü ve varyant
• Kişiselleştirme metni, harfi harfine yazıldığı biçimiyle
• Kaynak kanal
• Üretim durumu: verildi, üretimde, geldi, gönderildi
• Varsa iade ya da yeniden üretim notu

Kişiselleştirme metnini alıcının yazdığı biçimde saklamak kritik bir ayrıntıdır. Büyük harf, aksan, noktalama ve boşluk dahil. İtiraz konuşmalarının çoğu bu alanda başlar ve biter.

Üretim durumu alanı da sanıldığından çok iş görür. Dört kelimelik bir durum listesi, hangi siparişin nerede olduğunu tek bakışta gösterir. Bu alan tutulduğunda “acaba gönderdim mi” sorusu ortadan kalkar. Ayrıca aynı modelden kaç adedin aynı anda üretimde olduğunu görürsünüz ve gereksiz ikinci siparişi vermezsiniz.

Stok listesi: sayım yerine hareket kaydı

Küçük markalarda stok listesi genelde ara ara yapılan sayımdan ibarettir. Sayım, sayıldığı gün doğrudur. Ertesi gün bozulur.

Sayımın ikinci sorunu, ne zaman yapılacağının belirsiz olmasıdır. Yoğun dönemde sayım hiç yapılmaz ve tam da o dönemde stok bilgisine en çok ihtiyaç duyulur.

Daha dayanıklı yöntem, hareket kaydıdır. Ürün girdiğinde bir satır, çıktığında bir satır. Girişler üretimden ve iadeden gelir, çıkışlar satıştan ve numune olarak ayrılan parçalardan gider. İki satırın farkı size güncel stoku verir.

Stok listesinde üç kalem ayrı tutulmalı: satılabilir ürün, numune parçalar ve kusurlu bulunup ayrılmış parçalar. Üçü karışırsa hem stok yanlış görünür hem de yanlış parça kutuya girer. Ayrılan parçalarda hangi kusurun görüldüğü tek kelimeyle not edilir; ayrıntısı ayrı bir yazının konusudur.

Kalıp ve model envanteri

Bir modelin kalıbı, o modelin geleceğidir. Kalıp kaydı çoğu markada en geç tutulan ve en pahalıya mal olan eksiktir.

Envanterde şunlar yazılı olmalı: model kodu, kalıbın hangi atölyede bulunduğu, kalıbın hangi tarihte açıldığı, kalıp bedelinin kim tarafından karşılandığı ve dijital dosyanın nerede durduğu. Üretici değiştirirken kalıplarınıza ne olacağı ayrı bir yazıda anlatılıyor. Kaydı bugünden tutmak, o günü çok daha sakin geçirmenizi sağlar.

Dijital dosyalar için tek bir klasör yapısı kurun. Her modelin klasöründe tasarım dosyası, onaylı numune fotoğrafı ve model kartının bir kopyası bulunsun. Klasör adı model koduyla başlasın. Arama yaptığınızda tek kelimeyle bütün geçmişe ulaşırsınız.

Yedekleme de bu envanterin parçasıdır. Tasarım dosyaları tek bir bilgisayarda duruyorsa, kalıp envanteriniz aslında tek bir diskin ömrüne bağlıdır. İkinci bir kopya tutmak, kayıt düzeninin en ucuz maddesidir.

Kaydı ayakta tutan iki alışkanlık

Tek giriş noktası

Aynı bilgi iki yerde tutulursa ikisi de yanlış olur. Her bilgi için tek bir kaynak belirleyin. Ölçü model kartında durur, sipariş defterinde yalnızca model kodu geçer.

Sipariş anında yazmak

Kaydı akşama bırakmayın. Sipariş geldiği anda satır açılır, üretim verildiği anda durum güncellenir. Toplu yazma alışkanlığı, kaydın eksik kalmasının en yaygın sebebidir.

Kayıt düzeni üretim tarafını nasıl kolaylaştırır

Model kartı hazırsa, atölyeye yazılan mesaj tek satıra iner. Model kodu, adet ve varsa kişiselleştirme metni. Geri kalan her şey kartta durur.

İstanbul’daki kendi atölyemizde 925 ayar gümüş ile 14 ve 18 ayar altın kolye, yüzük, küpe, bileklik ve halhal üretiyoruz. Numune, üretim, ürün fotoğrafı, kalite kontrol ve markalı paketleme aynı çatı altında yürür. Fason takı üretimi düzeninde en hızlı ilerleyen markalar, kayıt tarafı düzgün kurulmuş olanlardır. Karşı tarafa net bilgi verebilen marka, net parça alır.

Karar kuralı

Düzeninizi tek bir testle sınayın. En çok satan modelinizin kartını açın ve bir başkasının o kartı okuyup atölyeye sipariş verebileceğini hayal edin. Ölçüsünü, yüzeyini ve paketini sormadan yapabiliyorsa kart tamamdır.

Soru soruyorsa, kartta eksik alan var demektir. Eksiği bugün kapatın ve aynı testi ikinci modelde tekrarlayın. Bütün katalogu bir haftada yazmaya çalışmayın; her yeni siparişte o modelin kartını tamamlayın. Altı ay sonra kataloğun tamamı yazılı olur ve hiçbir gün ayrı bir zaman ayırmamış olursunuz.